Das Büro bzw. das Sekretariat ist eine wichtige Schnittstelle im Unternehmen, da dort vielezentrale Prozesse zusammenlaufen. Dies hat oft den täglichen Kampf gegen die Papierflut zur Folge. Dieser Kampf setzt sich in der Regel im Archiv fort. Abhilfe kann in diesen Fällen die Digitalisierung des Büros schaffen, denn ein digitales Büro ist nicht nur schlanker, sondern spart auch Zeit, Geld und Nerven.
Was ist ein digitales Büro?
Beim digitalen Büro handelt es sich um ein Büro, dass ohne Papier auskommt. Daher wird es auch papierloses Büro genannt. Dies ist aber nur die Reinform des digitalen Büros, deren Einführung schon seit Jahren prognostiziert wird. In der Realität ist es besser vom papierarmen Büro zu sprechen, da beispielsweise noch nicht alle Behörden digitale Dokumente akzeptieren. Außerdem möchte so mancher Kunde (noch immer) Papier in der Hand haben. Wie auch immer, das digitale Büro ist in jedem Fall das Ergebnis der Umstellung von Zettelwirtschaft auf digitalisierte Unterlagen. Bis zu welchen Grad du die Umstellung durchführen willst, hängt letztendlich von dir ab.
Vorteile eines digitalen Büros
Ein digitales Büro bietet viele Vorteile. In jedem Fall sparst du Platz, denn Aktenschränke und andere Formen der Ablage brauchst du nicht mehr. Außerdem kannst du den Archivraum im Keller für andere Zwecke nutzen. Weiter wird dein Schreibtisch von Papierstapeln, die wie Pilze aus der Erde schießen, befreit. So verschaffst du dir ein besseres Arbeitsklima und kannst dich auf deine Arbeit besser konzentrieren. Dies sind aber nicht die einzigen Vorteile eines digitalen Büros. Als weitere Vorteile werden genannt:
- Schutz von vertraulichen Informationen vor unbefugtem Zugriff
- Zugriff auf deine Daten zu jeder Zeit und von jedem Ort
- Reduzierung von Druckkosten und -material
- Wegfall des Verlustes von Dokumenten durch Diebstahl, Feuer oder Wasserschäden
- kein Ausbleichen (Stichwort: Unlesbarkeit) von Dokumenten mehr
- Wegfall des Aktenschleppens von A nach B
Neben all diesen Vorteilen scheint jedoch ein Vorteil alle anderen zu übertreffen, nämlich der Wegfall der Suche nach Papieren, Dokumenten oder Geschäftsbriefen. Denn all diese Unterlagen können digital mit einem Stichwort gesucht bzw. gefunden werden.
Wo liegt der Haken?
Zugegeben, ganz ohne Haken ist das digitale Büro nicht. So haben viele Unternehmerinnen und Unternehmer Angst vor einem Datenverlust oder Datenklau, die im Vergleich zu Feuer, Wasserschäden oder Diebstahl von Papier als wahrscheinlicher eingestuft werden. Diese Ängste sind zwar berechtigt, allerdings solltest du dir bewusst machen, dass es keine absolute Sicherheit, weder analog noch digital, gibt. Im digitalen Büro heißt der wichtigste Schutz Datensicherung. Dieser erfolgt beispielsweise in der Cloud. Denn so werden deine Daten nicht nur vor dem Zugriff Unbefugter, sondern auch vor dem Kaputtgehen des eigenen Computers bzw. Laptops, wie beispielsweise durch Feuer oder Wasser, geschützt.
Ein weiterer „Haken“ betrifft die Umstellung an sich. So müssen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. Kundinnen und Kunden auf das neue, digitale Büro ein- bzw. umstellen. Deshalb solltest du diese vorab kommunizieren, damit die Digitalisierung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. Kundinnen und Kunden nicht über Nacht hereinbricht. Außerdem kannst du so vorab Bedenken ausräumen.
Von analog auf digital umstellen
Ängste und Befürchtungen vor dem digitalen Büro sind eine Seite der Medaille. Die andere ist der Umstellungsprozess an sich. Denn es dauert eine gewisse Zeit, bis alle relevanten Dokumente digitalisiert sind und sich die neuen Arbeitsprozesse eingespielt haben. So müssen beispielsweise Anmerkungen oder Notizen digital verfügbar gemacht werden. Erfolgen sie handschriftlich am Ausdruck, läuft der Vorteil der Digitalisierung ins Leere.
„Durchhalten“ lautet hier die Parole, denn die Vorteile eines digitalen Büros zeigen sich erst, wenn ein gewisser Grundbestand an Dokumenten digital vorhanden ist. Dieser liegt, je nach Unternehmen und Branche, bei 100 bis 200 Dokumenten.
Digitaler Büroservice
Im Zuge der Digitalisierung deines Büros solltest du auch überlegen, ob es sich lohnt, dein Büro auszulagern. Dabei werden als Grund am häufigsten Zeit- und Kosteneinsparung genannt. Ein digitaler Büroservice bietet dir jedoch weitaus mehr Vorteile, auch wenn die Kosten ein wichtiger Faktor sind. So übernimmt dein digitales Büro beispielsweise das Einscannen von Dokumenten und/oder Geschäftsbriefen. Außerdem sorgen die Profis des digitalen Büros dafür, dass deine Daten nicht nur gepflegt und aktualisiert, sondern auch geschützt werden. Des Weiteren sorgen die freundlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Büroservices dafür, dass deine digitale Ablage „richtig“ funktioniert, sodass du deine Unterlagen schnell und einfach findest. So läufst du nicht Gefahr, dich im digitalen Ablage-Dschungel zu verlaufen.
Fazit
Das digitale Büro wird schon seit vielen Jahren propagiert. Doch in der Realität ist das papierlose Büro aber noch nicht vollständig angekommen. Daher wird aktuell von einem papierarmen Büro gesprochen, um v.a. den Anforderungen der Behörden nachzukommen. Trotzdem liegen die Vorteile eines digitalen Büros auf der Hand, da es nicht nur Platz spart, sondern auch viele Büroaufgaben erleichtert. Durch die Auslagerung des digitalen Büros kannst du zusätzlich Kosten sparen.