Georg Lichtenberg hat dereinst gesagt, dass grundsätzlich Unkenntnis darüber besteht, ob etwas alleinig durch den Umstand der Veränderung Verbesserung eintritt. Lichtenberg war sich jedoch sicher, dass eine Veränderung für eine Verbesserung als Grundsatz angesehen wird. Die Arbeit im Büro ist für dieses Zitat regelrecht prädestiniert, da sich gute Arbeitsergebnisse nur durch eine perfekt ausgearbeitete Büroorganisation erreichen lässt. Die Gestaltung der Büroräumlichkeiten ist dementsprechend für organisierte Arbeitstätigkeiten grundlegend und Ordnung ist bekanntermaßen dabei das halbe Leben!
Die richtige Ausstattung wählen
Zur Grundausstattung eines jeden Büros gehört selbstverständlich ein Schreibtisch, auf welchem alle für die Arbeitstätigkeit erforderlichen Werkzeuge wie beispielsweise ein Laptop oder ein Telefon Platz finden. Der Schreibtisch sollte stabil und einladend sein und auch Platz für persönliche Dinge des Nutzers bieten. Gewerbetreibende, deren Umsatz auf Kundenkontakt basiert, sollten überdies auch genügend Stauraum für Akten oder Dokumente in dem Büro haben. In Zeiten der zunehmenden Digitalisierung sind jedoch die klobigen altmodischen Aktenschränke eher ein Relikt der Vergangenheit. Sie wurden mehr oder minder vollständig ersetzt durch externe Festplatten, die in dem Schreibtisch ebenfalls einen sicheren Platz haben sollten.
Organisationsmaßnahmen
Die Grundausstattung in einem Büro ist jedoch nur ein Aspekt der organisierten Arbeit. Selbstverständlich solltest du, wenn du in deinem Büro deiner Arbeitstätigkeit nachgehst, auch alle wichtigen Dinge im Überblick behalten können. Die Grundordnung auf dem Schreibtisch ist hierfür essenziell, damit du bei der Kundenauftragsbearbeitung oder bei der Durchführung einer Dienstleistung für einen Kunden nicht erst zeitaufwendig nach erforderlichen Dokumenten bzw. Unterlagen suchen musst. Die Grundmaxime hierbei lautet, dass auf einem Schreibtisch nur die wirklich wichtigen Dinge Platz haben sollten. Die restlichen Dinge können für die Zeit, in der sie nicht benötigt werden, in einem Ablagesystem Platz finden.
Durch ein Ablagesystem die Effektivität steigern
Ein Ablagesystem kann auf vielfältige Art und Weise eingerichtet werden. durch Hängeregale wird es möglich, dass Ordner oder Mappen auch in kleineren Räumlichkeiten einen guten Platz mit schnellen Zugriffsmöglichkeiten finden. Das Grundsystem, das deinem Ablagesystem zugrunde liegt, kann dabei völlig individuell auf deine Bedürfnisse zugeschnitten werden. Wichtig ist nur, dass du den Überblick hast und dementsprechend schnell und effektiv auf die von dir benötigten Dokumente oder Mappen bzw. Ordner Zugriff hast. Die Beschriftung der Mappen und Ordner sind hierfür überaus wichtig und du solltest von vornherein ein großes Augenmerk auf penible Ordnung legen. Vergiss dabei niemals die sogenannte „Broken-Window-Theorie“, welche jedes noch so penibel und gut geführte System zum Einsturz bringen kann. Die Broken-Window-Theorie besagt in vereinfachter Form, dass, wenn einmal von der Grundordnung abgewichen wird, das ganze Ordnungssystem ad absurdum geführt wird und dass dann ein völliger Neustart der gesamten Ordnung erforderlich wird.
Den mentalen Wohlfühlaspekt nicht vergessen
Ein wichtiger Aspekt der Gestaltung von Büroräumlichkeiten sind auch sogenannte Wohlfühloasen, in denen du kurz einmal innehalten und neue kreative Energie tanken kannst. Sowohl Selbstständige als auch Angestellte in Unternehmen verbringen im Büro zumeist mindestens 8 Stunden täglich, sodass ein gewisser Wohlfühleffekt überaus wichtig ist. Bedenke dabei, dass nur derjenige Mensch gute Arbeitsergebnisse abliefern kann, der sich seiner Arbeit in einer guten und gesunden Umgebung widmen kann. Die persönliche Motivation spielt hierbei eine entscheidende Rolle und durch kleinere private Gegenstände wie beispielsweise ein Foto von deinen Liebsten oder sogar eine kleine Pflanze kannst du dir innerhalb von kürzester Zeit mit minimalstem Aufwand deine eigene kleine Wohlfühloase an deinem Büroarbeitsplatz schaffen.
Fazit: Büroorganisation hört niemals auf
Hast du den Grundstein für die Gestaltung deiner Büroräumlichkeiten erst einmal gelegt, kannst du dich frisch ans Werk begeben. Wenn die Auftragslage gut ist wirst du jedoch sehr schnell feststellen, dass die Einhaltung der Ordnung eine durchaus herausfordernde Mission sein kann. Als Grundsatz solltest du für dich festlegen, dass es in deinem Büro keine Papierstapel geben darf. Papierstapel sind oftmals der Anfang vom Ende der Ordnung. Lassen sich die Papierstapel nicht vermeiden solltest du zumindest einmal pro Quartal das Büro wieder gründlich aufräumen.
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