Das Auslagern verschiedener Stufen der Produktion, auch Outsourcing genannt, ist schon seit einigen Jahrzehnten bekannt. Nun ist das Outsourcen auch im Büro angekommen. Gründe dafür sind u.a. die sog. digitalen Nomaden, die über keine Geschäftsräume (mehr) verfügen. Aber auch viele Gründer entscheiden sich zusehends für einen digitalen Schreibservice. Klassische Klein- und Mittelbetriebe gelten in diesem Bereich jedoch als traditionell, da sie, so die gängige Meinung, alle Geschäftsbereiche lieber unter dem eigenen Dach haben. Allerdings zeigt der Trend in eine andere Richtung, denn das Outsourcen von administrativen Tätigkeiten ist auch für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) von Interesse.
Verloren im Dschungel von administrativen Tätigkeiten
Die Aufgaben und Tätigkeiten eines Sekretariats werden oft unter- oder v.a. von Gründern falsch eingeschätzt. In kleineren Unternehmen wird immer mehr auf die Sekretärin bzw. den Sekretär, oft aus Kostengründen, verzichtet. Gründe dafür sind schnell gefunden, wie zum Beispiel:
- „Meine E-Mails kann ich auch selbst beantworten.“
- „Mit meinem Handy bin ich immer und überall erreichbar.“
- „In meiner Ablage kenne nur ich mich aus.“
Zugegeben, diese Gründe für den Verzicht eines Sekretariats mögen zutreffen. Allerdings wird selten bedacht, dass Kommunikation und Ablage nur reibungslos funktionieren, wenn sie gut organisiert sind. Und so finden sich manche Gründer und Kleinunternehmer schnell in einem Dschungel von administrativen Aufgaben wieder, die sie nur schwer bewältigen können. Mit anderen Worten, der Wunsch nach einer Person, die das Alles ohne großes Aufsehen erledigt und organisiert, wird immer lauter. Aber, dummerweise wurde für diese Person kein Budget eingeplant.
Sachbearbeiter und Facharbeiter sind keine Bürokräfte
Um dem Dschungel zu entfliehen, erscheint die Verteilung der Sekretariatsaufgaben auf verschiedene Mitarbeiter, die kostengünstigste Lösung zu sein. Diese Entscheidung kann, abgesehen vom Unmut der Mitarbeiter („Ich bin doch keine Sekretärin!“), jedoch fatale Folgen aufgrund der Doppelbelastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben, wie zum Beispiel:
- Verzögerungen bei den Kernaufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Verschlechterung des Betriebsklimas
- Doppelte Bearbeitung mangels Koordination
Dies führt nicht nur zu einer Ausweitung des administrativen Dschungels auf andere Bereiche, sondern kostet auch Zeit und Geld. Im schlimmsten Fall leidet sogar das Image des Unternehmens, wenn Kunden den Eindruck bekommen, dass die linke Hand nicht weiß, was die rechte tut.
Outsourcen des Büros
Um dem administrativen Dschungel endgültig den Garaus zu machen, bietet sich das Auslagern der oft ungeliebten Tätigkeiten an und du bzw. deine Mitarbeiter können sich wieder ihren eigentlichen Aufgaben im vollen Umfang widmen.
Das Outsourcing von Aufgaben des Sekretariats macht aber auch Sinn, wenn ein Büro vorhanden ist. So kann ein digitaler Büroservice zu Spitzenzeiten das eigene Büro entlasten. Wichtig ist dabei in jedem Fall, dass die Kommunikation zwischen Unternehmen und Büroservice genau abgestimmt wird. Außerdem gehört ein gewisses Vertrauen sowie die Bereitschaft für das Auslagern an Dritte dazu.
Ist das Eine oder das Andere nicht oder nur gering vorhanden, solltest du diesen Schritt überdenken. Denn ständiges Misstrauen hindert die Profis eines digitalen Büroservices an ihrer Arbeit. Dies kann zu Unzufriedenheit führen, welche das Misstrauen erhöht, gefolgt von Unzufriedenheit, erhöhten Misstrauen usw. Mit einem Wort, die Spirale dreht sich immer weiter nach unten.
Faktor Digitalisierung beim Outsourcen
Bei der Vergabe von Bürotätigkeiten an Dritte solltest du vorab bedenken, dass dein digitaler Büroservice nicht zwangsläufig seinen Sitz um die Ecke hat. Deshalb ist die Auslagerung des Büros eng mit der Digitalisierung des Büros verbunden. Denn der ortsunabhängige Zugriff auf Daten, Briefe und/oder Dokumente ist nur in digitalisierter Form möglich. Sollte dein Büro bis jetzt noch nicht digital sein, dann brauchst du trotzdem nicht auf diesen Service zu verzichten. Denn dieser hilft dir auch dabei, dein Büro zu digitalisieren. Dies hat den Vorteil, dass deine Daten gleich beim Start des digitalen Büros richtig organisiert und abgelegt werden. Denn der administrative Dschungel schleicht sich auch schnell ins digitale Büro ein.
Bei welchen Tätigkeiten macht das Outsourcen Sinn?
Die Frage, welche Bürotätigkeiten nun ausgelagert werden sollen, lässt sich nicht einheitlich beantworten. Denn sie richtet sich nach den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens. Diesen kommt ein digitaler Büroservice entgegen, da sich die einzelnen Dienstleistungen in einer Art Baukastensystem zusammenstellen lassen. So reicht es manchen Unternehmen nur das Telefon auszulagern, während andere auch den Schriftverkehr an einen Büroservice übergeben. Weitere Dienstleistungen, die Angeboten werden, sind zum Beispiel:
- Erstellen und versenden von Rechnungen, Lieferscheinen etc.
- Mahnwesen
- Übersetzungsservice
- Terminkoordination
- vorbereitende Buchhaltung
Fazit
Das Outsourcen von administrativen Tätigkeiten an einen externen Dienstleister spart nicht nur Personalkosten, sondern auch Zeit und Nerven. Dabei müssen nicht alle Aufgaben eines Büros ausgelagert werden und auch nicht dauerhaft. Für welche Tätigkeiten das Outsourcing Sinn macht, entscheidest du – am besten in Abstimmung mit deinem digitalen Büroservice.
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