Ein gut geführtes Sekretariat wird in vielen Branchen als die Visitenkarte eines Unternehmens angesehen. Viele Unternehmerinnen und Unternehmer fragen sich jedoch, ob ein eigenes Sekretariat noch notwendig ist, da durch die Digitalisierung des Büros viele typische Aufgaben am Computer erledigt werden. Durch die Digitalisierung des Büros können viele typische Aufgaben am Computer erledigt werden. Wie viel Arbeitszeit hinter der Erledigung der Sekretariatsaufgaben steckt, wird dabei oft vergessen.
Digitaler Büroservice als Alternative
Ein digitaler Büroservice bietet Unternehmen die Möglichkeit, Sekretariatsdienstleistungen in Anspruch zu nehmen, ohne ein eigenes Sekretariat zu haben. Dieser Service ermöglicht es, bestimmte Aufgaben an externe Fachleute auszulagern. Der große Vorteil dabei ist, dass das Büro weiterhin professionell betreut wird, ohne dass alle Aufgaben komplett ausgelagert werden müssen. Stattdessen können die Tätigkeiten nach einem Baukastensystem individuell zusammengestellt werden. Das bedeutet, dass Unternehmen nur die Dienstleistungen wählen, die sie tatsächlich benötigen und somit Kosten sparen können. Beispielsweise können Aufgaben wie die Terminplanung, die Bearbeitung von E-Mails, die Organisation von Geschäftsreisen oder die Kundenkommunikation an den digitalen Büroservice übertragen werden. Dadurch bleibt das Unternehmen flexibel und kann sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren, während gleichzeitig administrative Aufgaben professionell erledigt werden.
Dienstleistungen eines digitalen Büroservices
Die angebotenen Dienstleistungen variieren zwar von Anbieter zu Anbieter, aber in der Regel fallen unter das Outsourcing von administrativen Aufgaben folgende Tätigkeiten:
- interne und externe Bürokommunikation (Post, E-Mail, Telefon)
- Terminkoordination und Geschäftsreisen
- Büroorganisation (Ablage und digitale Datenpflege)
- Buchhaltung
Interne und externe Bürokommunikation
Telefonanrufe kommen oft ungelegen, entweder während eines Meetings oder mitten im Arbeitsprozess. Ein professioneller Telefonservice kann hier Abhilfe schaffen, indem er Anrufe entgegennimmt und Fragen direkt beantwortet. Dadurch wird nicht nur die Zufriedenheit der Kunden gesteigert, sondern auch die Entlastung des Angerufenen erreicht.
Ähnlich verhält es sich mit der Postannahme. Wenn es sich um Korrespondenz handelt, wird sie dir digital als Scan weitergeleitet, sodass du auch auf Geschäftsreisen postalisch erreichbar bist.
Ein digitaler Büroservice übernimmt nicht nur die Postannahme, sondern auch deinen Schriftverkehr. Dazu gehört zum Beispiel:
- Vorlagen und Serienbriefe erstellen
- säumige Zahler erinnern und mahnen
- Lieferscheine, Angebote und Rechnungen bearbeiten
Wenn der Telefonservice mit deiner Terminplanung verbunden ist, können auch diese Anfragen schnell bearbeitet werden. Bei Bedarf werden auch Räumlichkeiten für Termine organisiert.
Wenn eine Geschäftsreise ansteht, kann das Flug- oder Bahnticket schnell und einfach online gebucht werden. Um jedoch sicherzustellen, dass die An- und Abreise auf deine Termine abgestimmt ist und keine unnötigen Wartezeiten entstehen, müssen im Voraus verschiedene Reisemöglichkeiten geprüft werden. Dies kann zu einem mühsamen Unterfangen werden. Wenn auch noch ein Hotel oder ein Restaurant für ein Geschäftsessen gebucht werden muss, kann dies zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen. Ein digitaler Service bietet bei Geschäftsreisen folgende Vorteile:
- Suche nach der besten Reiseverbindung (inkl. Reiseplan)
- Hotelbuchung aufgrund von Erfahrungen (Lage, Ausstattung etc.)
- Empfehlungen für dein Geschäftsessen (Lage, Atmosphäre, Qualität von Speisen, Getränke und Service, besondere Wünsche wie beispielsweise „vegan“ oder „Sushi“)
Darüber hinaus kümmert sich dein digitales Büro um die Abrechnung deiner Geschäftsreise, so dass du dich nach deiner Rückkehr wieder ganz auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst.
Büroorganisation
Eine gute Büroorganisation ist von großer Bedeutung, um die Produktivität zu steigern und ein angenehmes Arbeitsklima zu schaffen. Neben dem Schreibtisch können sich auch Aktenschränke und digitale Ablagesysteme zu wahren Suchfallen entwickeln. Um Zeit und Nerven zu sparen, empfiehlt es sich, die Ablage den Profis eines Büroservices zu überlassen. Dadurch werden deine Unterlagen digitalisiert und stehen dir jederzeit schnell und einfach zur Verfügung. Doch die Büroorganisation umfasst nicht nur die Ablage, sondern auch die regelmäßige Datenpflege. Selbst die besten Vorteile der Digitalisierung sind nutzlos, wenn neue Daten nicht erfasst oder bestehende Daten nicht aktualisiert und gepflegt werden. Daher ist es wichtig, regelmäßig Zeit für die Datenpflege einzuplanen und sicherzustellen, dass alle Informationen stets auf dem neuesten Stand sind. Nur so kann die Effizienz und Effektivität der digitalen Ablage voll ausgeschöpft werden.
Buchhaltung
Ein digitales Büro kann eine effiziente Lösung für die Buchhaltung sein, da es nicht nur Zeit spart, sondern auch sicherstellt, dass alle Zahlen korrekt erfasst werden. Es bietet den Vorteil, dass die Buchhaltung von erfahrenen Fachleuten durchgeführt wird, die sich mit den komplexen Anforderungen auskennen. Darüber hinaus ermöglicht es Gründern, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, anstatt sich mit den Details der Buchhaltung auseinandersetzen zu müssen. Ein digitales Büro kann auch den Vorteil bieten, dass es flexibel ist und sich an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen kann. Es kann beispielsweise regelmäßige Berichte erstellen, die einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens geben und bei der Planung und Entscheidungsfindung unterstützen. Insgesamt kann die Auslagerung der Buchhaltung an ein digitales Büro dazu beitragen, die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren, was letztendlich zu einer besseren finanziellen Kontrolle und einem reibungslosen Geschäftsbetrieb führt.
Fazit
Ein digitaler Büroservice bietet eine breite Palette von Dienstleistungen an, die über die üblichen Aufgaben eines Sekretariats hinausgehen. Neben der Terminplanung und -verwaltung kann der Service auch die Bearbeitung von E-Mails, die Organisation von Geschäftsreisen und die Erstellung von Präsentationen übernehmen. Darüber hinaus kann er auch bei der Buchhaltung, dem Kundenservice und der Datenverwaltung unterstützen. Die Flexibilität eines digitalen Büroservices ermöglicht es dir, nur die Dienstleistungen zu buchen, die du tatsächlich benötigst. Dadurch kannst du Kosten sparen und die Dienstleistungen nach Bedarf zusammenstellen. Wenn du beispielsweise nur Unterstützung bei der Terminplanung benötigst, kannst du diese Dienstleistung separat buchen, ohne die anderen Funktionen in Anspruch nehmen zu müssen. Ein weiterer Vorteil des Outsourcings an einen digitalen Büroservice besteht darin, dass du Zeit und Nerven sparst. Indem du administrative Aufgaben an einen professionellen Service auslagerst, kannst du dich voll und ganz auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren. Dadurch erhöhst du deine Produktivität und kannst dich auf die Aufgaben fokussieren, die für dein Unternehmen am wichtigsten sind. Insgesamt bietet ein digitaler Büroservice eine effiziente und flexible Lösung für Unternehmen, die ihre administrativen Aufgaben optimieren möchten. Durch die Auslagerung dieser Aufgaben kannst du Zeit sparen, deine Produktivität steigern und dich auf das Wesentliche konzentrieren.