Sie wollen Ihr Büro digitalisieren und davon profitieren? Dann sind Sie hier richtig. In diesem Blogartikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Ihr Büro in ein digitales Büro zu verwandeln. Ein digitales Büro ist eine moderne und effiziente Art, die Büroarbeit zu organisieren. Mit einer Digitalisierung können Sie Papier sparen, von überall aus arbeiten, schneller und einfacher kommunizieren und zusammenarbeiten und Ihre Umwelt schonen. Klingt das nicht verlockend? Dann lesen Sie weiter und finden Sie heraus, wie Sie Ihr digitales Büro einrichten und welche Vorteile es Ihnen bietet.
Ein digitales Büro ist ein Konzept, das die Nutzung von digitalen Technologien für die Büroarbeit fördert. Das Ziel ist, den Papierverbrauch zu reduzieren oder sogar zu eliminieren und die Produktivität, Flexibilität und Nachhaltigkeit zu erhöhen.
Es basiert auf folgenden Elementen:
Digitale Dokumente
Anstelle Papierdokumente zu drucken, zu kopieren und zu versenden, werden sie in digitaler Form erstellt, gespeichert und übermittelt. Digitale Dokumente können verschiedene Formate haben, wie z.B. PDF, Word, Excel, PowerPoint usw. Sie können auch elektronisch signiert werden, um ihre Rechtsgültigkeit zu gewährleisten.
Digitale Ablage
Bei der Digitalisierung werden Ordner nicht in Schränken aufbewahrt, sondern sie werden in digitalen Ordnern und auf Laufwerken gespeichert. Digitale Ablage kann lokal auf dem eigenen Computer oder in der Cloud erfolgen. Die Cloud ist ein Online-Speicherplatz, der von verschiedenen Anbietern angeboten wird, wie z.B. Google Drive, Dropbox, OneDrive usw. Die Cloud ermöglicht es, von jedem Gerät aus auf die Dokumente zuzugreifen und sie mit anderen zu teilen.
Digitale Kommunikation
Statt zu schreiben, zu faxen oder zu telefonieren, werden digitale Kanäle für die Kommunikation genutzt. E-Mail, Instant Messaging, Videokonferenzen, Online-Meetings usw. gehören zur digitalen Kommunikation. Sie erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Kunden und Partnern unabhängig von Zeit und Ort.
Digitale Tools
Anstatt physische Geräte wie Drucker, Scanner oder Faxgeräte zu verwenden, werden digitale Tools für die Büroarbeit eingesetzt. Digitale Tools sind Software-Anwendungen oder Apps, die verschiedene Funktionen erfüllen können, wie z.B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationserstellung, Buchhaltung usw. Digitale Tools können online oder offline genutzt werden und sind oft kostenlos oder kostengünstig verfügbar.
Wie richte ich mir ein digitales Büro am besten ein?
Um Ihr digitales Büro einzurichten, müssen Sie einige Schritte befolgen:
Schritt 1: Analysieren Sie Ihren aktuellen Papierverbrauch.
Finden Sie heraus, welche Dokumente Sie regelmäßig drucken, kopieren oder versenden und warum. Identifizieren Sie auch die Kosten und den Zeitaufwand, die mit dem Papierverbrauch verbunden sind.
Schritt 2: Wählen Sie die passenden digitalen Tools für Ihre Bedürfnisse aus.
Es gibt viele digitale Tools auf dem Markt, die Ihnen helfen können, Ihre Büroarbeit zu erledigen. Einige Beispiele sind:
- Microsoft Office 365:
Eine Sammlung von Online-Tools für Textverarbeitung (Word), Tabellenkalkulation (Excel), Präsentationserstellung (PowerPoint) und mehr. - Google Workspace:
Eine ähnliche Sammlung von Online-Tools wie Microsoft Office 365. - DocuSign: Ein Online-Tool für elektronische Signaturen.
- Evernote: Ein Online-Tool für digitale Notizen.
- Lexoffice: Ein Online-Tool für Buchhaltung.
Vergleichen Sie die Funktionen, Preise und Bewertungen der verschiedenen Tools und entscheiden Sie sich für diejenigen, die am besten zur Digitalisierung Ihres Geschäfts passen.
Schritt 3: Digitalisieren Sie Ihre bestehenden Papierdokumente.
Scannen Sie Ihre Papierdokumente mit einem Scanner oder einer Smartphone-App ein und speichern Sie sie in digitaler Form ab. Benennen Sie Ihre Dokumente sinnvoll und ordnen Sie sie in logischen Ordnern ein. Löschen oder vernichten Sie die Papierdokumente nach dem Scannen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Wenn Sie dies nicht selbst erledigen wollen, weil Sie keine Zeit oder die entsprechenden Mittel zur Verfügung stehen, können wir Ihnen helfen.
Schritt 4: Erstellen Sie eine digitale Ablagestruktur.
Legen Sie fest, wo und wie Sie Ihre digitalen Dokumente speichern wollen. Sie können zwischen lokaler oder Cloud-Speicherung wählen oder beides kombinieren. Erstellen Sie eine klare und konsistente Ablagestruktur, die es Ihnen erleichtert, Ihre Dokumente zu finden und zu verwalten. Nutzen Sie auch die Möglichkeiten der Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Datensicherung, um Ihre Dokumente zu schützen.
Schritt 5: Kommunizieren und arbeiten Sie digital.
Vermeiden Sie es, Papierdokumente zu erstellen, zu versenden oder zu empfangen. Nutzen Sie stattdessen digitale Kanäle für Ihre Kommunikation und Zusammenarbeit. Senden und empfangen Sie E-Mails, nutzen Sie Instant Messaging oder Videoanrufe für schnelle Absprachen, führen Sie Online-Meetings oder Webinare durch, teilen Sie Dokumente oder Bildschirme mit anderen usw. Seien Sie auch offen für neue digitale Möglichkeiten, wie z.B. Chatbots, virtuelle Assistenten oder künstliche Intelligenz.
Welche Vorteile hat eine Digitalisierung?
Ein Büro, welches durch Digitalisierung modernisiert wurde, hat folgende Vorteile für Ihr Geschäft:
Kostenersparnis:
Ein digitales Büro spart Ihnen Geld, das Sie sonst für Papier, Druckerpatronen, Porto, Lagerung usw. ausgeben würden. Außerdem sparen Sie Platz, den Sie für andere Zwecke nutzen können.
Zeitersparnis:
Ein digitales Büro spart Ihnen Zeit, die Sie sonst für das Drucken, Kopieren, Versenden oder Suchen von Papierdokumenten aufwenden würden. Außerdem sparen Sie Zeit, indem Sie schneller und einfacher mit anderen kommunizieren und zusammenarbeiten können.
Flexibilität:
Ein digitales Büro ermöglicht Ihnen, von überall aus zu arbeiten, solange Sie eine Internetverbindung haben. Sie können auch flexibler auf Kundenwünsche oder Marktentwicklungen reagieren, indem Sie Ihre Dokumente jederzeit anpassen oder aktualisieren können.
Nachhaltigkeit:
Eine Digitalisierung reduziert Ihren ökologischen Fußabdruck, indem Sie weniger Papier verbrauchen und damit weniger Bäume fällen und weniger Müll produzieren. Außerdem reduzieren Sie Ihren Energieverbrauch und Ihre CO2-Emissionen, indem Sie weniger Geräte verwenden und weniger transportieren müssen.
Fazit
Ein digitales Büro ist eine lohnende Investition für Ihr Geschäft. Es hilft Ihnen, Kosten und Zeit zu sparen, flexibler und nachhaltiger zu arbeiten und Ihre Produktivität und Qualität zu steigern. Um Ihr digitales Büro einzurichten, müssen Sie Ihren Papierverbrauch analysieren, die passenden digitalen Tools auswählen, Ihre Papierdokumente digitalisieren, eine digitale Ablagestruktur erstellen und digital kommunizieren und arbeiten. Wenn Sie diese Schritte befolgen, werden Sie bald die Vorteile eines digitalen Büros genießen können.